Inzicht in je geldzaken begint bij je administratie. Als je administratie op orde is, kun je alles makkelijk terugvinden. Met een goed overzicht houd jij je geldzaken in de hand. Met deze twee stappen zet je zelf een administratie op.

Stap 1. Hoe start ik met mijn administratie?

Een administratie houd je bij in een ordner met tabbladen of digitaal op je computer. Kies zelf voor een manier die je het prettigst vindt werken.

Hierin verzamel je alle rekeningen en belangrijke post. In een ordner of map kun je tabbladen maken voor je vaste lasten, loonstrookjes, toeslagen, verzekeringen, bankafschriften, garantiebewijzen et cetera. Maak een duidelijk onderscheid tussen rekeningen die al betaald zijn of juist nog betaald moeten worden. Digitale rekeningen of belangrijke e-mails kun je printen en zo ook in deze ordner bewaren.

Tips:
  • Sommige belangrijke papieren moet je verplicht een aantal jaren bewaren.
  • Als je de jaarafrekeningen van energie bewaart, kun je ze over meerdere jaren vergelijken en zien of je hebt bespaard.

Een digitale administratie werkt hetzelfde als een administratie op papier. Je maakt op je computer een hoofdmap aan met ‘administratie’. In plaats van papieren tabbladen maak je onder de hoofdmap andere mappen aan. Zoals bijvoorbeeld een map voor bankafschriften of loonstrookjes. In deze mappen bewaar je alle digitale bestanden. Er zijn ook speciale programma’s om een financiële administratie bij te houden.

Tips:
  • Heb je graag alle belangrijke papieren digitaal? Maak scans of foto’s van de papieren versies en bewaar ze in de juiste map op je computer.
  • Maak in je e-mailaccount mapjes aan waarin je belangrijke mailtjes bewaart.
  • Zorg dat je regelmatig een ‘back-up’ maakt van je bestanden. Zo blijft je digitale administratie goed bewaard. Bewaar digitale codes op een voor jou handige plek.
Stap 2. Je administratie bijhouden

Rekeningen ontvang je per post of via de e-mail. Je kunt je gegevens vaak ook digitaal inzien op een eigen ‘mijn’-pagina met een inlogcode.

Tip:
  • Houd ongeveer eens per week je administratie bij wanneer het jou uitkomt. Kies bijvoorbeeld een vaste dag in de week. Het bijhouden van een administratie hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn of veel tijd te kosten.

59 % van de huishoudens werkt wekelijks of meerdere keren per week de administratie bij!

Wat te doen met inkomende (digitale) post?

Bekijk de post meteen en ruim je post en e-mail minimaal één keer per week op. Dan weet je zeker dat je geen belangrijke papieren en e-mails kwijtraakt. Rekeningen kunnen zo op tijd worden betaald.
Sorteer wat je wel of niet gaat bewaren. Maak onderscheid tussen post waarop je moet reageren, die je moet betalen, bewaren of die je gewoon kunt weggooien.

Op sommige post moet je (direct) reageren. Als je bijvoorbeeld bezwaar wilt maken tegen een beslissing van de gemeente. Of je moet belastingaangifte doen. Is het gelukt om te reageren? Bewaar een kopie van je reactie in de administratie achter het juiste tabblad.

Bijna alle rekeningen moet je voor een bepaalde datum betalen. Te laat betalen kost vaak geld. Schrijf op de rekening wanneer je het geld precies hebt overgemaakt. Als je via internetbankieren geld overmaakt staat de datum er automatisch bij. Bewaar de betaalde rekening in je administratie. Betaal je een rekening niet meteen? Stop deze dan achter een tabblad ‘Nog betalen’. Bewaar de rekeningen die als eerste betaald moeten worden vooraan. De rekeningen die je niet meteen moet betalen, kunnen achterin. Kijk iedere keer als jij je administratie doet of je nog rekeningen moet betalen. Als je online je bankzaken regelt, kun je de betaling vast klaarzetten met de betaaldatum erbij. Zo wordt de rekening automatisch betaald. Bekijk regelmatig je (digitale) bankafschriften. Controleer of je betalingen goed zijn verwerkt en of de bedragen kloppen. Bewaar de afschriften in je administratie achter het juiste tabblad. Ontvang je geen papieren afschriften meer en wil je dat wel? Je kunt dit tegen betaling aanvragen bij je bank. Met internetbankieren kun je maandelijks gratis een overzicht van je bij- en afschrijvingen downloaden. Print dit overzicht uit voor je administratie of bewaar het in de administratie op je computer.

Een groot deel van de post bestaat uit informatie. Niet alle reclame of aanbiedingen zijn interessant voor je. Bewaar de belangrijke post en de rest kan bij het oud papier. De digitale versie kun je gewoon verwijderen, zo blijft je inbox overzichtelijk. De informatie die je wel wilt bewaren berg je op in je administratie achter het juiste tabblad. Zo raakt er niets zoek. Belangrijke papieren om te bewaren in je administratie zijn:

  • hypotheek, jaaroverzichten, pensioengegevens
  • loonstrookjes of uitkeringsgegevens
  • belastingpapieren
  • verzekeringspolissen
  • testament
  • contracten van abonnementen (telefoon, leningen)
  • rekeningen
  • garantiebewijzen

Wil je hulp bij je administratie? Informeer bij het Personeelsfonds naar de mogelijkheden.

Bron: Nibud

Juist in deze tijden zullen we als collega’s elkaars steun hard nodig hebben!